10 идей автоматизации, позволяющих экономить время волонтеров академических ассоциаций

Волонтеры академических ассоциаций носят множество шляп. В перерывах между основной работой в качестве исследователей, профессоров или практиков они посвящают бесчисленное количество часов управлению членством, организации конференций и координации деятельности ассоциации. Проблема не в том, чтобы найти преданных добровольцев, а в том, чтобы помочь им эффективно использовать свое ограниченное время.

Автоматизация не заменяет человеческий контакт, который делает ассоциации ценными. Речь идет об устранении повторяющихся административных задач, чтобы волонтеры могли сосредоточиться на стратегических инициативах, привлечении членов и продвижении миссии своей ассоциации.

Вот десять практических идей автоматизации, которые помогут вашим волонтерам сэкономить значительное время и одновременно улучшить качество обслуживания пользователей.

1. Автоматические напоминания о продлении членства

Ручной процесс: Волонтеры ежемесячно проверяют даты истечения срока действия членства, отправляют индивидуальные электронные письма с напоминаниями и следят за членами, которые не отвечают своевременно.

Автоматизированное решение: Настройте последовательность электронных писем, которые будут автоматически напоминать членам о предстоящем продлении за 60, 30 и 7 дней до истечения срока действия. Включите персонализированные сообщения, в которых рассказывается об истории участия члена ассоциации и о преимуществах ассоциации, наиболее соответствующих его интересам.

Сэкономленное время: 3-5 часов в месяц Бонусное вознаграждение: Автоматические напоминания обычно повышают процент продления на 15-25%, потому что они доходят до участников в оптимальное время, а не тогда, когда волонтеры помнят, что их нужно отправить.

2. Последовательности приветствия новых членов

Ручной процесс: Волонтеры вручную отправляют приветственные письма, добавляют новых участников в списки рассылки и не забывают сообщать им о ресурсах и возможностях участия.

Автоматизированное решение: Создайте автоматизированные приветственные рассылки, которые в течение первых 90 дней знакомят новых членов с ключевыми ресурсами, предстоящими событиями и возможностями для налаживания контактов. Включите ссылки для обновления профилей, присоединения к группам по особым интересам и доступа к контенту, предназначенному только для членов.

Сэкономленное время: 2-3 часа в месяц Бонусное вознаграждение: Структурированное введение в должность повышает долгосрочную вовлеченность участников и сокращает время обучения для новых участников.

3. Подтверждение и обновление регистрации на конференции

Ручной процесс: Волонтеры отправляют индивидуальные электронные письма с подтверждением регистрации, вручную рассылают обновления программы и не забывают отправлять информацию о логистике перед конференцией.

Автоматизированное решение: Настройте автоматические подтверждения, включающие соответствующую информацию о конференции в зависимости от типа регистрации. Создавайте автоматические последовательности для обновления программы, информации о месте проведения конференции и последующих материалов.

Сэкономленное время: 4-6 часов на конференцию Бонусное вознаграждение: Последовательная коммуникация уменьшает количество вопросов, возникающих в последнюю минуту, и повышает удовлетворенность участников.

4. Обновление статуса подачи тезисов

Ручной процесс: Волонтеры вручную информируют подателей тезисов о ходе рассмотрения, принятых решениях и дальнейших шагах по подготовке презентации на конференции.

Автоматизированное решение: Внедрите автоматическое обновление статуса, информирующее подателей о том, как их реферат проходит стадии рассмотрения. Включите автоматические уведомления о принятии/отклонении с соответствующими следующими шагами и информацией о сроках.

Сэкономленное время: 5-8 часов во время планирования конференции Бонусное вознаграждение: Прозрачная коммуникация уменьшает беспокойство отправителей и снижает количество запросов в службу поддержки.

5. Признание дней рождения и знаменательных дат

Ручной процесс: Волонтеры стараются не забывать о днях рождения, рабочих юбилеях или профессиональных вехах членов организации, чтобы отправить личные поздравления.

Автоматизированное решение: Настройте автоматическую рассылку сообщений о признании заслуг членов ассоциации в дни рождения, годовщины членства и профессиональные достижения (на основе информации о профиле). Включайте персонализированные сообщения, в которых упоминается их вклад в работу ассоциации.

Сэкономленное время: 1-2 часа в месяц Бонусное вознаграждение: Последовательное признание повышает удовлетворенность участников и чувство принадлежности к сообществу.

6. Системы напоминания о событиях

Ручной процесс: Волонтеры вручную рассылают напоминания о предстоящих вебинарах, семинарах и сетевых мероприятиях, часто забывая об этом до последней минуты.

Автоматизированное решение: Создавайте автоматические напоминания для всех мероприятий ассоциации с различными сроками в зависимости от типа мероприятия. Включите ссылки на календарь, соответствующие подготовительные материалы и инструкции по доступу.

Сэкономленное время: 2-3 часа в месяц Бонусное вознаграждение: Улучшение показателей посещаемости благодаря тому, что участники получают постоянные напоминания в оптимальное время.

7. Автоматизация сбоев и восстановления платежей

Ручной процесс: Волонтеры вручную выявляют неудачные платежи, отправляют индивидуальные письма и отслеживают решение проблемы вручную.

Автоматизированное решение: Создайте автоматизированные системы, которые будут обнаруживать сбои в оплате и запускать последовательность восстановления с несколькими повторными попытками оплаты и персонализированными письмами о восстановлении.

Сэкономленное время: 3-4 часа в месяц Бонусное вознаграждение: Более высокие показатели возврата платежей и сокращение числа вынужденных отказов от участия в программе из-за просроченных кредитных карт или временных проблем с оплатой.

8. Опрос и сбор отзывов

Ручной процесс: Волонтеры вручную создают и рассылают опросы, не забывают связываться с теми, кто не ответил, и вручную собирают ответы.

Автоматизированное решение: Внедрите автоматизированные опросы после проведения мероприятий, ежегодные опросы удовлетворенности и сбор отзывов с автоматическим отслеживанием неответивших. По возможности включите автоматизацию анализа и отчетности.

Сэкономленное время: 4-6 часов за цикл исследования Бонусное вознаграждение: Более высокие показатели отклика и более последовательный сбор отзывов для принятия решений на основе данных.

9. Координация работы комитетов и волонтеров

Ручной процесс: Волонтеры вручную координируют встречи комитетов, рассылают напоминания о повестке дня и следят за выполнением пунктов повестки дня встреч.

Автоматизированное решение: Настройте автоматические напоминания о встречах, отслеживание пунктов действий и уведомления о сроках для членов комитета и координаторов волонтеров.

Сэкономленное время: 2-4 часа в месяц Бонусное вознаграждение: Повышение продуктивности работы комитета и уменьшение разочарования волонтеров в координационных задачах.

10. Распространение и обмен контентом

Ручной процесс: Волонтеры вручную делятся новыми научными статьями, возможностями финансирования и новостями отрасли с соответствующими сегментами членов.

Автоматизированное решение: Создание автоматизированной рассылки контента на основе интересов и предпочтений участников, включая информационные бюллетени, оповещения об исследованиях и возможностях.

Сэкономленное время: 3-5 часов в месяц Бонусное вознаграждение: Участники получают более релевантный контент, что повышает вовлеченность и воспринимаемую ценность членства.

Стратегия реализации: Умное начало

Не пытайтесь реализовать все идеи автоматизации сразу. Вот практический подход:

Фаза 1: высокая результативность, низкая сложность (месяцы 1-2)

Начните с напоминаний о продлении членства и последовательности приветствия новых участников. Это позволит сразу же сэкономить время и улучшить впечатления участников.

Этап 2: автоматизация по событиям (месяцы 3-4)

Внедрите системы подтверждения регистрации на конференции и напоминания о мероприятиях, особенно если у вас есть предстоящие конференции или регулярные мероприятия.

Этап 3: Расширенное привлечение участников (месяцы 5-6)

Добавьте распознавание дней рождения, празднование знаменательных событий и автоматизацию распространения контента, чтобы повысить удобство пользователей.

Этап 4: Операционная эффективность (месяцы 6+)

Внедрите инструменты для возврата платежей, автоматизации опросов и координации работы комитетов, чтобы максимально сэкономить время волонтеров.

Выбор правильных инструментов

Ищите платформы для управления ассоциациями, которые предлагают:

Встроенные функции автоматизации: Системы, предназначенные для ассоциаций, обычно включают в себя готовые автоматизированные рабочие процессы для выполнения общих задач.

Простая настройка: Автоматизация должна быть настраиваемой добровольцами без технических знаний.

Возможности персонализации: Общие автоматические сообщения кажутся безличными. Выбирайте инструменты, которые позволяют настраивать их на основе данных и предпочтений участников.

Аналитика и оптимизация: Понимание того, какие автоматические последовательности работают лучше всего, поможет вам постоянно улучшать опыт пользователей.

Измерение успеха

Отслеживайте эти показатели, чтобы понять эффективность автоматизации:

• Экономия времени: Опрос добровольцев о времени, затраченном на выполнение автоматизированных и ручных задач
• Удовлетворенность участников: Отслеживайте количество ответов и отзывы об автоматических сообщениях
• Операционная эффективность: Отслеживайте процент выполнения таких заданий, как продление регистрации, регистрация на мероприятия и ответы на опросы.
• Удовлетворенность волонтеров: Измерение степени выгорания волонтеров и удовлетворенности административной нагрузкой

Общие ловушки, которых следует избегать

Чрезмерная автоматизация: Некоторые коммуникации выигрывают от личного контакта. Сбалансируйте автоматизацию с человеческим взаимодействием для важных отношений с членами.

Общий обмен сообщениями: Автоматизированный - не значит обезличенный. Используйте данные участников для создания релевантных, персонализированных автоматических сообщений.

Менталитет "установить и забыть: Регулярно пересматривайте и оптимизируйте автоматизированные последовательности на основе отзывов участников и данных об эффективности.

Игнорирование предпочтений пользователей: Всегда предоставляйте участникам возможность настроить свои предпочтения и частоту общения.

Итоги

Автоматизация не означает, что ассоциации станут менее личными, - это освобождение волонтеров от повторяющихся задач, чтобы они могли сосредоточиться на стратегической деятельности и налаживании отношений, которые действительно требуют человеческого внимания.

Цель - предоставить волонтерам больше времени для взаимодействия с членами ассоциации, разработки новых программ и продвижения миссии ассоциации, обеспечивая при этом постоянную и своевременную связь и поддержку.

Начните с малого, оцените результаты и постепенно расширяйте автоматизацию, исходя из того, что лучше всего подходит для вашей ассоциации и сообщества ее членов. Сэкономленное время можно будет реинвестировать в высокоценные виды деятельности, которые делают академические ассоциации ценными для их научных сообществ.