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Les bénévoles des associations universitaires portent de nombreuses casquettes. Entre leur travail quotidien de chercheur, de professeur ou de praticien, ils consacrent d'innombrables heures à la gestion des adhésions, à l'organisation de conférences et à la coordination des activités de l'association. Le défi n'est pas de trouver des bénévoles dévoués, mais de les aider à utiliser efficacement leur temps limité.
L'automatisation ne vise pas à remplacer la touche humaine qui fait la valeur des associations. Il s'agit d'éliminer les tâches administratives répétitives afin que les bénévoles puissent se concentrer sur les initiatives stratégiques, l'engagement des membres et l'avancement de la mission de leur association.
Voici dix idées pratiques d'automatisation qui peuvent faire gagner beaucoup de temps à vos bénévoles tout en améliorant l'expérience des membres.
1. Rappels automatisés pour le renouvellement de l'adhésion
Le processus manuel: Les bénévoles vérifient chaque mois les dates d'expiration des adhésions, envoient des courriels de rappel individuels et assurent le suivi des membres qui ne répondent pas rapidement.
La solution automatisée: Créez des séquences d'e-mails qui rappellent automatiquement aux membres les renouvellements à venir 60, 30 et 7 jours avant l'expiration. Incluez des messages personnalisés qui mettent en évidence l'historique de l'engagement du membre et les avantages de l'association les plus pertinents par rapport à ses intérêts.
Temps gagné: 3-5 heures par mois Prestations en prime: Les rappels automatisés augmentent généralement les taux de renouvellement de 15-25% parce qu'ils atteignent les membres à des moments optimaux plutôt que lorsque les bénévoles se souviennent de les envoyer.
2. Séquences d'accueil des nouveaux membres
Le processus manuel: Les bénévoles envoient manuellement des courriels de bienvenue, ajoutent les nouveaux membres aux listes de diffusion et n'oublient pas d'assurer le suivi en proposant des ressources et des opportunités d'engagement.
La solution automatisée: Créer des séquences de bienvenue automatisées qui présentent aux nouveaux membres les ressources clés, les événements à venir et les possibilités de mise en réseau au cours des 90 premiers jours. Inclure des liens pour mettre à jour les profils, rejoindre des groupes d'intérêt et accéder à des contenus réservés aux membres.
Temps gagnéDurée de la formation : 2 à 3 heures par mois Prestations en prime: Un accueil structuré augmente l'engagement à long terme des membres et réduit la courbe d'apprentissage pour les nouveaux membres.
3. Confirmations et mises à jour des inscriptions à la conférence
Le processus manuel: Les bénévoles envoient des courriels de confirmation individuels après l'inscription, distribuent manuellement les mises à jour du programme et n'oublient pas d'envoyer les informations logistiques préalables à la conférence.
La solution automatisée: Mettre en place des confirmations automatiques qui incluent des informations pertinentes sur la conférence en fonction du type d'inscription. Créez des séquences automatisées pour les mises à jour du programme, les informations sur les lieux et les documents de suivi post-conférence.
Temps gagné: 4-6 heures par conférence Prestations en prime: Une communication cohérente réduit les questions de dernière minute et améliore la satisfaction des participants.
4. Mise à jour de l'état d'avancement de la soumission des résumés
Le processus manuel: Les bénévoles informent manuellement les auteurs des résumés de l'avancement de l'évaluation, des décisions d'acceptation et des prochaines étapes de la préparation de la présentation à la conférence.
La solution automatisée: Mettre en place des mises à jour automatisées de l'état d'avancement qui informent les soumissionnaires lorsque leur résumé passe par les différentes étapes de l'examen. Inclure des notifications automatiques d'acceptation ou de rejet avec les étapes suivantes et les informations sur les délais.
Temps gagné: 5 à 8 heures pendant la planification de la conférence Prestations en prime: Une communication transparente réduit l'anxiété des déposants et diminue les demandes d'assistance.
5. Reconnaissance des anniversaires et des étapes importantes
Le processus manuel: Les bénévoles essaient de se souvenir des anniversaires des membres, des anniversaires de travail ou des étapes professionnelles pour envoyer des félicitations personnelles.
La solution automatisée: Créez des courriels automatisés de reconnaissance pour les anniversaires des membres, les anniversaires d'adhésion et les réalisations professionnelles (sur la base des informations du profil). Incluez des messages personnalisés qui font référence à leurs contributions à l'association.
Temps gagné: 1 à 2 heures par mois Prestations en prime: Une reconnaissance constante augmente la satisfaction des membres et le sentiment d'appartenance à la communauté.
6. Systèmes de rappel d'événements
Le processus manuel: Les bénévoles envoient manuellement des rappels concernant les webinaires, les ateliers et les événements de mise en réseau à venir, en oubliant souvent de le faire à la dernière minute.
La solution automatisée: Créez des séquences de rappel automatisées pour tous les événements de l'association, avec des délais différents en fonction du type d'événement. Inclure des liens vers le calendrier, des documents de préparation pertinents et des instructions d'accès.
Temps gagnéDurée de la formation : 2 à 3 heures par mois Prestations en prime: Amélioration des taux de participation car les membres reçoivent des rappels réguliers à des moments optimaux.
7. Automatisation des échecs de paiement et des recouvrements
Le processus manuel: Les volontaires identifient manuellement les paiements non effectués, envoient des courriels de suivi individuels et suivent la résolution manuellement.
La solution automatisée: Mettre en place des systèmes automatisés qui détectent les échecs de paiement et lancent des séquences de récupération avec plusieurs tentatives de paiement et des courriels de récupération personnalisés.
Temps gagné: 3-4 heures par mois Prestations en prime: Des taux de recouvrement des paiements plus élevés et une réduction du nombre d'adhésions involontaires dues à des cartes de crédit expirées ou à des problèmes de paiement temporaires.
8. Enquête et collecte d'informations
Le processus manuel: Les bénévoles créent et envoient manuellement les enquêtes, n'oublient pas de relancer les non-répondants et compilent les réponses manuellement.
La solution automatisée: Mettre en place des enquêtes automatisées après les événements, des enquêtes de satisfaction annuelles et des collectes d'informations en retour avec un suivi automatique des non-répondants. Inclure l'analyse et l'automatisation des rapports lorsque c'est possible.
Temps gagné: 4-6 heures par cycle d'enquête Prestations en prime: Des taux de réponse plus élevés et une collecte d'informations plus cohérente pour une prise de décision fondée sur des données.
9. Coordination des comités et des bénévoles
Le processus manuel: Les bénévoles coordonnent manuellement les réunions des comités, envoient des rappels de l'ordre du jour et assurent le suivi des mesures prises lors des réunions.
La solution automatisée: Mettre en place des rappels automatiques de réunions, un suivi des actions et des notifications d'échéances pour les membres des comités et les coordinateurs de volontaires.
Temps gagné2-4 heures par mois Prestations en prime: Amélioration de la productivité des comités et réduction de la frustration des bénévoles face aux tâches de coordination.
10. Distribution et partage de contenu
Le processus manuel: Les bénévoles partagent manuellement les nouveaux articles de recherche, les opportunités de financement et les nouvelles de l'industrie avec les segments de membres concernés.
La solution automatisée: Créer une distribution automatisée de contenu basée sur les intérêts et les préférences des membres, y compris des lettres d'information, des alertes de recherche et des notifications d'opportunités.
Temps gagné: 3-5 heures par mois Prestations en prime: Les membres reçoivent un contenu plus pertinent, ce qui augmente l'engagement et la valeur perçue de l'adhésion.
Stratégie de mise en œuvre : Commencer intelligemment
N'essayez pas de mettre en œuvre toutes les idées d'automatisation en même temps. Voici une approche pratique :
Phase 1 : impact élevé, faible complexité (mois 1-2)
Commencez par les rappels de renouvellement d'adhésion et les séquences d'accueil des nouveaux membres. Elles permettent de gagner du temps et d'améliorer l'expérience des membres.
Phase 2 : Automatisation des événements (mois 3 et 4)
Mettez en place des systèmes de confirmation d'inscription à des conférences et de rappel d'événements, en particulier si vous organisez des conférences ou des événements réguliers.
Phase 3 : Engagement avancé des membres (mois 5-6)
Ajoutez la reconnaissance des anniversaires, les célébrations d'étapes importantes et l'automatisation de la distribution de contenu pour améliorer l'expérience des membres.
Phase 4 : Efficacité opérationnelle (mois 6+)
Mettre en œuvre des outils de recouvrement des paiements, d'automatisation des enquêtes et de coordination des comités afin de maximiser les économies de temps des bénévoles.
Choisir les bons outils
Recherchez des plates-formes de gestion d'association qui offrent
Fonctions d'automatisation intégrées: Les systèmes conçus pour les associations comprennent généralement des flux d'automatisation prédéfinis pour les tâches courantes.
Installation facile: L'automatisation doit pouvoir être configurée par des bénévoles sans expertise technique.
Capacités de personnalisation: Les messages automatiques génériques sont impersonnels. Choisissez des outils qui permettent une personnalisation basée sur les données et les préférences des membres.
Analyse et optimisation: Comprendre quelles séquences automatisées fonctionnent le mieux vous permet d'améliorer continuellement l'expérience des membres.
Mesurer le succès
Suivez ces paramètres pour comprendre l'efficacité de l'automatisation :
- Gain de temps: Enquête auprès des volontaires sur le temps consacré aux tâches automatisées par rapport aux tâches manuelles
- Satisfaction des membres: Contrôler les taux de réponse et le retour d'information sur les communications automatisées
- Efficacité opérationnelle: Suivre les taux d'achèvement des tâches telles que les renouvellements, les inscriptions aux événements et les réponses aux enquêtes.
- Satisfaction des bénévoles: Mesurer l'épuisement des bénévoles et leur satisfaction à l'égard de la charge administrative
Les pièges à éviter
La sur-automatisation: Certaines communications bénéficient d'une touche personnelle. Équilibrer l'automatisation et l'interaction humaine pour les relations importantes avec les membres.
Messagerie générique: Automatisé ne signifie pas impersonnel. Utilisez les données des membres pour créer des communications automatisées pertinentes et personnalisées.
La mentalité de l'oubli: Réviser et optimiser régulièrement les séquences automatisées en fonction du retour d'information des membres et des données de performance.
Ignorer les préférences des membres: Les membres ont toujours la possibilité de personnaliser leurs préférences en matière de communication et de fréquence.
Le bilan
L'automatisation ne vise pas à rendre les associations moins personnelles, mais à libérer les bénévoles des tâches répétitives afin qu'ils puissent se concentrer sur les activités stratégiques et de développement des relations qui requièrent véritablement une attention humaine.
L'objectif est de donner plus de temps aux bénévoles pour s'engager auprès des membres, développer de nouveaux programmes et faire avancer la mission de l'association, tout en veillant à ce que les membres reçoivent une communication et un soutien cohérents et opportuns.
Commencez modestement, mesurez les résultats et développez progressivement l'automatisation en fonction de ce qui fonctionne le mieux pour votre association et votre communauté de membres. Le temps que vous gagnerez pourra être réinvesti dans les activités à forte valeur ajoutée qui rendent les associations universitaires précieuses pour leurs communautés de chercheurs.
