Les b\u00e9n\u00e9voles des associations universitaires portent de nombreuses casquettes. Entre leur travail quotidien de chercheur, de professeur ou de praticien, ils consacrent d'innombrables heures \u00e0 la gestion des adh\u00e9sions, \u00e0 l'organisation de conf\u00e9rences et \u00e0 la coordination des activit\u00e9s de l'association. Le d\u00e9fi n'est pas de trouver des b\u00e9n\u00e9voles d\u00e9vou\u00e9s, mais de les aider \u00e0 utiliser efficacement leur temps limit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
L'automatisation ne vise pas \u00e0 remplacer la touche humaine qui fait la valeur des associations. Il s'agit d'\u00e9liminer les t\u00e2ches administratives r\u00e9p\u00e9titives afin que les b\u00e9n\u00e9voles puissent se concentrer sur les initiatives strat\u00e9giques, l'engagement des membres et l'avancement de la mission de leur association.<\/p>\n\n\n\n
Voici dix id\u00e9es pratiques d'automatisation qui peuvent faire gagner beaucoup de temps \u00e0 vos b\u00e9n\u00e9voles tout en am\u00e9liorant l'exp\u00e9rience des membres.<\/p>\n\n\n\n
Le processus manuel<\/strong>: Les b\u00e9n\u00e9voles v\u00e9rifient chaque mois les dates d'expiration des adh\u00e9sions, envoient des courriels de rappel individuels et assurent le suivi des membres qui ne r\u00e9pondent pas rapidement.<\/p>\n\n\n\n La solution automatis\u00e9e<\/strong>: Cr\u00e9ez des s\u00e9quences d'e-mails qui rappellent automatiquement aux membres les renouvellements \u00e0 venir 60, 30 et 7 jours avant l'expiration. Incluez des messages personnalis\u00e9s qui mettent en \u00e9vidence l'historique de l'engagement du membre et les avantages de l'association les plus pertinents par rapport \u00e0 ses int\u00e9r\u00eats.<\/p>\n\n\n\n Temps gagn\u00e9<\/strong>: 3-5 heures par mois Prestations en prime<\/strong>: Les rappels automatis\u00e9s augmentent g\u00e9n\u00e9ralement les taux de renouvellement de 15-25% parce qu'ils atteignent les membres \u00e0 des moments optimaux plut\u00f4t que lorsque les b\u00e9n\u00e9voles se souviennent de les envoyer.<\/p>\n\n\n\n Le processus manuel<\/strong>: Les b\u00e9n\u00e9voles envoient manuellement des courriels de bienvenue, ajoutent les nouveaux membres aux listes de diffusion et n'oublient pas d'assurer le suivi en proposant des ressources et des opportunit\u00e9s d'engagement.<\/p>\n\n\n\n La solution automatis\u00e9e<\/strong>: Cr\u00e9er des s\u00e9quences de bienvenue automatis\u00e9es qui pr\u00e9sentent aux nouveaux membres les ressources cl\u00e9s, les \u00e9v\u00e9nements \u00e0 venir et les possibilit\u00e9s de mise en r\u00e9seau au cours des 90 premiers jours. Inclure des liens pour mettre \u00e0 jour les profils, rejoindre des groupes d'int\u00e9r\u00eat et acc\u00e9der \u00e0 des contenus r\u00e9serv\u00e9s aux membres.<\/p>\n\n\n\n Temps gagn\u00e9<\/strong>Dur\u00e9e de la formation : 2 \u00e0 3 heures par mois Prestations en prime<\/strong>: Un accueil structur\u00e9 augmente l'engagement \u00e0 long terme des membres et r\u00e9duit la courbe d'apprentissage pour les nouveaux membres.<\/p>\n\n\n\n Le processus manuel<\/strong>: Les b\u00e9n\u00e9voles envoient des courriels de confirmation individuels apr\u00e8s l'inscription, distribuent manuellement les mises \u00e0 jour du programme et n'oublient pas d'envoyer les informations logistiques pr\u00e9alables \u00e0 la conf\u00e9rence.<\/p>\n\n\n\n La solution automatis\u00e9e<\/strong>: Mettre en place des confirmations automatiques qui incluent des informations pertinentes sur la conf\u00e9rence en fonction du type d'inscription. Cr\u00e9ez des s\u00e9quences automatis\u00e9es pour les mises \u00e0 jour du programme, les informations sur les lieux et les documents de suivi post-conf\u00e9rence.<\/p>\n\n\n\n Temps gagn\u00e9<\/strong>: 4-6 heures par conf\u00e9rence Prestations en prime<\/strong>: Une communication coh\u00e9rente r\u00e9duit les questions de derni\u00e8re minute et am\u00e9liore la satisfaction des participants.<\/p>\n\n\n\n Le processus manuel<\/strong>: Les b\u00e9n\u00e9voles informent manuellement les auteurs des r\u00e9sum\u00e9s de l'avancement de l'\u00e9valuation, des d\u00e9cisions d'acceptation et des prochaines \u00e9tapes de la pr\u00e9paration de la pr\u00e9sentation \u00e0 la conf\u00e9rence.<\/p>\n\n\n\n La solution automatis\u00e9e<\/strong>: Mettre en place des mises \u00e0 jour automatis\u00e9es de l'\u00e9tat d'avancement qui informent les soumissionnaires lorsque leur r\u00e9sum\u00e9 passe par les diff\u00e9rentes \u00e9tapes de l'examen. Inclure des notifications automatiques d'acceptation ou de rejet avec les \u00e9tapes suivantes et les informations sur les d\u00e9lais.<\/p>\n\n\n\n Temps gagn\u00e9<\/strong>: 5 \u00e0 8 heures pendant la planification de la conf\u00e9rence Prestations en prime<\/strong>: Une communication transparente r\u00e9duit l'anxi\u00e9t\u00e9 des d\u00e9posants et diminue les demandes d'assistance.<\/p>\n\n\n\n Le processus manuel<\/strong>: Les b\u00e9n\u00e9voles essaient de se souvenir des anniversaires des membres, des anniversaires de travail ou des \u00e9tapes professionnelles pour envoyer des f\u00e9licitations personnelles.<\/p>\n\n\n\n La solution automatis\u00e9e<\/strong>: Cr\u00e9ez des courriels automatis\u00e9s de reconnaissance pour les anniversaires des membres, les anniversaires d'adh\u00e9sion et les r\u00e9alisations professionnelles (sur la base des informations du profil). Incluez des messages personnalis\u00e9s qui font r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 leurs contributions \u00e0 l'association.<\/p>\n\n\n\n Temps gagn\u00e9<\/strong>: 1 \u00e0 2 heures par mois Prestations en prime<\/strong>: Une reconnaissance constante augmente la satisfaction des membres et le sentiment d'appartenance \u00e0 la communaut\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Le processus manuel<\/strong>: Les b\u00e9n\u00e9voles envoient manuellement des rappels concernant les webinaires, les ateliers et les \u00e9v\u00e9nements de mise en r\u00e9seau \u00e0 venir, en oubliant souvent de le faire \u00e0 la derni\u00e8re minute.<\/p>\n\n\n\n La solution automatis\u00e9e<\/strong>: Cr\u00e9ez des s\u00e9quences de rappel automatis\u00e9es pour tous les \u00e9v\u00e9nements de l'association, avec des d\u00e9lais diff\u00e9rents en fonction du type d'\u00e9v\u00e9nement. Inclure des liens vers le calendrier, des documents de pr\u00e9paration pertinents et des instructions d'acc\u00e8s.<\/p>\n\n\n\n Temps gagn\u00e9<\/strong>Dur\u00e9e de la formation : 2 \u00e0 3 heures par mois Prestations en prime<\/strong>: Am\u00e9lioration des taux de participation car les membres re\u00e7oivent des rappels r\u00e9guliers \u00e0 des moments optimaux.<\/p>\n\n\n\n Le processus manuel<\/strong>: Les volontaires identifient manuellement les paiements non effectu\u00e9s, envoient des courriels de suivi individuels et suivent la r\u00e9solution manuellement.<\/p>\n\n\n\n La solution automatis\u00e9e<\/strong>: Mettre en place des syst\u00e8mes automatis\u00e9s qui d\u00e9tectent les \u00e9checs de paiement et lancent des s\u00e9quences de r\u00e9cup\u00e9ration avec plusieurs tentatives de paiement et des courriels de r\u00e9cup\u00e9ration personnalis\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n Temps gagn\u00e9<\/strong>: 3-4 heures par mois Prestations en prime<\/strong>: Des taux de recouvrement des paiements plus \u00e9lev\u00e9s et une r\u00e9duction du nombre d'adh\u00e9sions involontaires dues \u00e0 des cartes de cr\u00e9dit expir\u00e9es ou \u00e0 des probl\u00e8mes de paiement temporaires.<\/p>\n\n\n\n Le processus manuel<\/strong>: Les b\u00e9n\u00e9voles cr\u00e9ent et envoient manuellement les enqu\u00eates, n'oublient pas de relancer les non-r\u00e9pondants et compilent les r\u00e9ponses manuellement.<\/p>\n\n\n\n La solution automatis\u00e9e<\/strong>: Mettre en place des enqu\u00eates automatis\u00e9es apr\u00e8s les \u00e9v\u00e9nements, des enqu\u00eates de satisfaction annuelles et des collectes d'informations en retour avec un suivi automatique des non-r\u00e9pondants. Inclure l'analyse et l'automatisation des rapports lorsque c'est possible.<\/p>\n\n\n\n Temps gagn\u00e9<\/strong>: 4-6 heures par cycle d'enqu\u00eate Prestations en prime<\/strong>: Des taux de r\u00e9ponse plus \u00e9lev\u00e9s et une collecte d'informations plus coh\u00e9rente pour une prise de d\u00e9cision fond\u00e9e sur des donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n Le processus manuel<\/strong>: Les b\u00e9n\u00e9voles coordonnent manuellement les r\u00e9unions des comit\u00e9s, envoient des rappels de l'ordre du jour et assurent le suivi des mesures prises lors des r\u00e9unions.<\/p>\n\n\n\n La solution automatis\u00e9e<\/strong>: Mettre en place des rappels automatiques de r\u00e9unions, un suivi des actions et des notifications d'\u00e9ch\u00e9ances pour les membres des comit\u00e9s et les coordinateurs de volontaires.<\/p>\n\n\n\n Temps gagn\u00e9<\/strong>2-4 heures par mois Prestations en prime<\/strong>: Am\u00e9lioration de la productivit\u00e9 des comit\u00e9s et r\u00e9duction de la frustration des b\u00e9n\u00e9voles face aux t\u00e2ches de coordination.<\/p>\n\n\n\n Le processus manuel<\/strong>: Les b\u00e9n\u00e9voles partagent manuellement les nouveaux articles de recherche, les opportunit\u00e9s de financement et les nouvelles de l'industrie avec les segments de membres concern\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n La solution automatis\u00e9e<\/strong>: Cr\u00e9er une distribution automatis\u00e9e de contenu bas\u00e9e sur les int\u00e9r\u00eats et les pr\u00e9f\u00e9rences des membres, y compris des lettres d'information, des alertes de recherche et des notifications d'opportunit\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n Temps gagn\u00e9<\/strong>: 3-5 heures par mois Prestations en prime<\/strong>: Les membres re\u00e7oivent un contenu plus pertinent, ce qui augmente l'engagement et la valeur per\u00e7ue de l'adh\u00e9sion.<\/p>\n\n\n\n N'essayez pas de mettre en \u0153uvre toutes les id\u00e9es d'automatisation en m\u00eame temps. Voici une approche pratique :<\/p>\n\n\n\n Commencez par les rappels de renouvellement d'adh\u00e9sion et les s\u00e9quences d'accueil des nouveaux membres. Elles permettent de gagner du temps et d'am\u00e9liorer l'exp\u00e9rience des membres.<\/p>\n\n\n\n Mettez en place des syst\u00e8mes de confirmation d'inscription \u00e0 des conf\u00e9rences et de rappel d'\u00e9v\u00e9nements, en particulier si vous organisez des conf\u00e9rences ou des \u00e9v\u00e9nements r\u00e9guliers.<\/p>\n\n\n\n Ajoutez la reconnaissance des anniversaires, les c\u00e9l\u00e9brations d'\u00e9tapes importantes et l'automatisation de la distribution de contenu pour am\u00e9liorer l'exp\u00e9rience des membres.<\/p>\n\n\n\n Mettre en \u0153uvre des outils de recouvrement des paiements, d'automatisation des enqu\u00eates et de coordination des comit\u00e9s afin de maximiser les \u00e9conomies de temps des b\u00e9n\u00e9voles.<\/p>\n\n\n\n Recherchez des plates-formes de gestion d'association qui offrent<\/p>\n\n\n\n Fonctions d'automatisation int\u00e9gr\u00e9es<\/strong>: Les syst\u00e8mes con\u00e7us pour les associations comprennent g\u00e9n\u00e9ralement des flux d'automatisation pr\u00e9d\u00e9finis pour les t\u00e2ches courantes.<\/p>\n\n\n\n Installation facile<\/strong>: L'automatisation doit pouvoir \u00eatre configur\u00e9e par des b\u00e9n\u00e9voles sans expertise technique.<\/p>\n\n\n\n Capacit\u00e9s de personnalisation<\/strong>: Les messages automatiques g\u00e9n\u00e9riques sont impersonnels. Choisissez des outils qui permettent une personnalisation bas\u00e9e sur les donn\u00e9es et les pr\u00e9f\u00e9rences des membres.<\/p>\n\n\n\n Analyse et optimisation<\/strong>: Comprendre quelles s\u00e9quences automatis\u00e9es fonctionnent le mieux vous permet d'am\u00e9liorer continuellement l'exp\u00e9rience des membres.<\/p>\n\n\n\n Suivez ces param\u00e8tres pour comprendre l'efficacit\u00e9 de l'automatisation :<\/p>\n\n\n\n La sur-automatisation<\/strong>: Certaines communications b\u00e9n\u00e9ficient d'une touche personnelle. \u00c9quilibrer l'automatisation et l'interaction humaine pour les relations importantes avec les membres.<\/p>\n\n\n\n Messagerie g\u00e9n\u00e9rique<\/strong>: Automatis\u00e9 ne signifie pas impersonnel. Utilisez les donn\u00e9es des membres pour cr\u00e9er des communications automatis\u00e9es pertinentes et personnalis\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n La mentalit\u00e9 de l'oubli<\/strong>: R\u00e9viser et optimiser r\u00e9guli\u00e8rement les s\u00e9quences automatis\u00e9es en fonction du retour d'information des membres et des donn\u00e9es de performance.<\/p>\n\n\n\n Ignorer les pr\u00e9f\u00e9rences des membres<\/strong>: Les membres ont toujours la possibilit\u00e9 de personnaliser leurs pr\u00e9f\u00e9rences en mati\u00e8re de communication et de fr\u00e9quence.<\/p>\n\n\n\n L'automatisation ne vise pas \u00e0 rendre les associations moins personnelles, mais \u00e0 lib\u00e9rer les b\u00e9n\u00e9voles des t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives afin qu'ils puissent se concentrer sur les activit\u00e9s strat\u00e9giques et de d\u00e9veloppement des relations qui requi\u00e8rent v\u00e9ritablement une attention humaine.<\/p>\n\n\n\n L'objectif est de donner plus de temps aux b\u00e9n\u00e9voles pour s'engager aupr\u00e8s des membres, d\u00e9velopper de nouveaux programmes et faire avancer la mission de l'association, tout en veillant \u00e0 ce que les membres re\u00e7oivent une communication et un soutien coh\u00e9rents et opportuns.<\/p>\n\n\n\n Commencez modestement, mesurez les r\u00e9sultats et d\u00e9veloppez progressivement l'automatisation en fonction de ce qui fonctionne le mieux pour votre association et votre communaut\u00e9 de membres. Le temps que vous gagnerez pourra \u00eatre r\u00e9investi dans les activit\u00e9s \u00e0 forte valeur ajout\u00e9e qui rendent les associations universitaires pr\u00e9cieuses pour leurs communaut\u00e9s de chercheurs.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" D\u00e9couvrez des strat\u00e9gies d'automatisation pratiques qui peuvent faire gagner plus de 10 heures par mois aux b\u00e9n\u00e9voles des associations acad\u00e9miques tout en am\u00e9liorant l'exp\u00e9rience des membres.<\/p>","protected":false},"author":1,"featured_media":5219,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"slim_seo":{"description":"D\u00e9couvrez des strat\u00e9gies d'automatisation pratiques qui peuvent faire gagner plus de 10 heures par mois aux b\u00e9n\u00e9voles des associations acad\u00e9miques tout en am\u00e9liorant l'exp\u00e9rience des membres.","title":"10 Time-Saving Automation Ideas for Academic Association Volunteers - Membersites"},"_slim_seo_primary_term_category":0,"_slim_seo_primary_term_post_tag":0,"footnotes":""},"categories":[36],"tags":[31,34,32,33,35],"class_list":["post-5218","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-volunteer-management","tag-association-operations","tag-automation","tag-time-management","tag-volunteer-efficiency","tag-workflow-optimization"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/membersites.co\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5218","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/membersites.co\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/membersites.co\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/membersites.co\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/membersites.co\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5218"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/membersites.co\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5218\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/membersites.co\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/5219"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/membersites.co\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5218"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/membersites.co\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5218"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/membersites.co\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5218"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}2. S\u00e9quences d'accueil des nouveaux membres<\/h3>\n\n\n\n
3. Confirmations et mises \u00e0 jour des inscriptions \u00e0 la conf\u00e9rence<\/h3>\n\n\n\n
4. Mise \u00e0 jour de l'\u00e9tat d'avancement de la soumission des r\u00e9sum\u00e9s<\/h3>\n\n\n\n
5. Reconnaissance des anniversaires et des \u00e9tapes importantes<\/h3>\n\n\n\n
6. Syst\u00e8mes de rappel d'\u00e9v\u00e9nements<\/h3>\n\n\n\n
7. Automatisation des \u00e9checs de paiement et des recouvrements<\/h3>\n\n\n\n
8. Enqu\u00eate et collecte d'informations<\/h3>\n\n\n\n
9. Coordination des comit\u00e9s et des b\u00e9n\u00e9voles<\/h3>\n\n\n\n
10. Distribution et partage de contenu<\/h3>\n\n\n\n
Strat\u00e9gie de mise en \u0153uvre : Commencer intelligemment<\/h3>\n\n\n\n
Phase 1 : impact \u00e9lev\u00e9, faible complexit\u00e9 (mois 1-2)<\/h4>\n\n\n\n
Phase 2 : Automatisation des \u00e9v\u00e9nements (mois 3 et 4)<\/h4>\n\n\n\n
Phase 3 : Engagement avanc\u00e9 des membres (mois 5-6)<\/h4>\n\n\n\n
Phase 4 : Efficacit\u00e9 op\u00e9rationnelle (mois 6+)<\/h4>\n\n\n\n
Choisir les bons outils<\/h3>\n\n\n\n
Mesurer le succ\u00e8s<\/h3>\n\n\n\n
\n
Les pi\u00e8ges \u00e0 \u00e9viter<\/h3>\n\n\n\n
Le bilan<\/h3>\n\n\n\n